勘界档案管理暂行规定,交通文件材料立卷归档办法

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发文单位:国家煤矿安全监察局

发文单位:国家档案局

发文单位:交通部

文  号:安监总办字[2005]152号

发布日期:1997-7-25

文  号:交办发[1992]100号

发布日期:2005-10-14

执行日期:1997-7-25

发布日期:1992-1-9

执行日期:2006-1-1

  第一章 总则

执行日期:1992-1-9

生效日期:1900-1-1

  第一条 为了加强对勘定省、县两级行政区域界线档案(以下简称勘界档案)工作的指导,依据《中华人民共和国档案法》和《国务院关于开展勘定省、县两级行政区域界线工作有关问题的通知》,制定本规定。

  第一章 总则

  第一章 总则

奥门巴黎人手机app,  第二条 勘界档案是指勘定行政区域界线工作过程中直接形成的、具有保存价值的各种文字、图表、音像等不同载体的历史记录。

  第一条 为做好立卷归档工作,保证案卷质量,以达到档案规范化、标准化的要求,根据国家有关规定及交通部、国家档案局《交通档案管理办法》,特制定本办法。

  第二章 基本术语

  第三条 勘界档案是勘界工作的最终成果,是国家依法进行行政区域界线管理的依据,是国家档案的组成部分;勘界档案工作是勘界工作的重要组成部分。

  第二条 归档的文件,文书巴黎人app397997,材料按年度立卷,科技文件材料按工程项目、科研课题、产品及设备型号立卷。各单位在各项工作活动中形成的具有保存价值的文字、图表、声像等各种载体的文件材料,都要按照文件材料立卷归档要求分别立卷归档。

  第三章 立卷

  第四条 勘界档案属国家所有。

  第三条 交通行政、企业、事业单位、社会团体(以下简称各单位)的有关领导,应加强对本单位文件材料立卷工作的领导。档案管理部门应加强立卷归档具体工作的检查和指导。

  第四章 归档文件材料要求

  第二章 管理体制、职责

  第二章 立卷单位与平时归卷

  第五章 归档

  第五条 勘界档案工作由国务院勘界工作领导小组办公室统一领导;由各级勘界工作领导小组办公室分级负责;在档案业务上接受同级档案行政管理部门和民政机关档案部门的指导、监督和检查。

  第四条 应当立卷归档的文件材料必须坚持文书部门或由或业务部门立卷制度。交通部机关的文书立卷工作,分别由各司、局办公室(综合处)负责。交通部党组的文书立卷工作,由办公厅负责。部属单位及双重领导行政、企业、事业单位的文件材料立卷工作,由文书部门或业务部门负责。科技文件材料的整理立卷工作,应由工程、科研和其他技术项目承办人员负责。声像资料由声像资料形成单位负责。所有负责立卷工作的单位,均应根据工作量的多少,配备专职或兼职立卷人员。

  第六章 整理

  第六条 勘界工作领导小组办公室档案工作职责:

  第五条 各单位都要建立健全平时归卷制度。对处理完毕或者领导批存的文件材料,由文书立卷人员负责集中统一保管。对因工作需要临时借用文件,应及时提供利用,并在临时借用文件登记表上登记,归还时注销。

  第七章 移交

  一、贯彻国家档案工作方针、政策,制定勘界档案工作的规章制度。

  第六条 各单位(或部门)根据自己的业务范围及当年工作任务,拟制简明确切的“案卷类目”,并编条款号。

  第八章 附则

  二、负责本级勘界文件材料的立卷、归档。

  第七条 承办人员应将处理完毕或经领导批存的文件材料,在七天内收集齐全,加以整理,送本单位(或部门)立卷人员归卷。

  为适应煤矿安全监察工作的需要,在深入调研、广泛征求意见的基础上,对原《煤矿安全监察档案整理规范》(以下简称《规范》)进行了修订,现将《煤矿安全监察档案整理规范(修订)》印发给你们,自2006年1月1日起施行。原《规范》同时废止。对于按原《规范》要求已整理完毕的档案,仍维持原状。

  三、指导、监督、检查、验收下级勘界办勘界档案工作。

  第三章 立卷人员职责

  二00五年十月十四日煤矿安全监察档案整理规范(修订)

  四、向同级民政机关档案部门和上级勘界工作领导小组办公室移交勘界档案。

  第八条 立卷人员职责

  第一章 总则

  五、协调、处理勘界档案工作中的其他有关问题。

  一、按照部颁案卷质量标准要求,做好立卷归档。

  第一条 为加强煤矿安全监察档案管理,统一煤矿安全监察档案整理方法,实现煤矿安全监察档案管理规范化、标准化和科学化,根据《煤矿安全监察条例》、《安全生产许可证条例》、《煤矿安全监察档案管理规定》和《归档文件整理规则》的有关规定,制定本规范。

  第三章 立卷

  二、认真执行平时归卷制度。根据本单位业务范围和当年工作任务,编制平时归卷使用的“案卷类目”,将处理完毕的文件材料,及时收集归类,集中统一保管。对所形成的科技文件材料,收集齐全,核对准确,加以系统整理,组成保管单位(卷、册、袋、盒)。

  第二条 煤矿安全监察档案是煤矿安全监察机构履行监察职责和行政执法工作中直接形成并处理完毕的、具有保存价值的各种文件材料的总称。

  第七条 分类和保管期限:勘界文件材料分文书综合材料、勘界成果材料两大类,保管期限划分为永久和长期两种(归档范围和档案保管期限见附件一)。

  第四章 归档范围及保管期限

  第三条 煤矿安全监察档案主要由文书档案、安全监察专门档案、基建档案、设备仪器档案、会计档案、特殊载体档案等组成。其中安全监察专门档案包括矿井基础档案、执法监察档案和事故档案。

  第八条 立卷原则:遵循文件形成规律;保持文件之间的有机联系;区别不同保存价值;便于保管和利用。

  第九条 文件材料归档范围及保管期限按照《文件材料归档范围及保管期限表》执行。

  第四条 本规范适用于国家和省级煤矿安全监察局及区域性煤矿安全监察分局。

  第九条 立卷方法:按照时间顺序;保持问题完整;区别不同保管期限。

  第十条 文件材料的保管期限分为永久、长期(十六至五十年左右)和短期(十五年以下,含十五年)三种。

  第二章 基本术语

  一、文书综合材料类:在分年度基础上,以问题为主结合其他特征进行组卷。

  一、凡是记述和反映本单位主要职能活动和基本历史面貌的,对本机关、国家建设和历史研究及科学研究等工作有长远利用价值的文件材料,应列为永久保管。

  第五条 归档文件 立档单位在其职能活动中形成并且办理完毕的,作为档案保存的各种文件材料的总称。

  二、勘界成果材料类:在分界线勘定阶段基础上,以界线为主,结合文件载体、形式进行组卷。

  二、凡是反映本单位一般活动的,在相当长时期内对本单位工作有查考利用价值的文件材料,应列为长期保管。

  第六条 件 由一份或数份同一主题内容文件组合而成的档案管理单位,一般以每份完整文件为一件。文件正本与底稿为一件,正文与附件为一件,原件与复制件为一件,转发文与被转发文为一件,报表、名册、图册等一册(本)为一件。来文与复文可为一件。对一个煤矿一次执法监察活动形成的全部执法文书为一件。

  第十条 立卷分工:

  三、凡是在较短时期内本单位需要查考的文件材料,应列为短期保管。

  第七条 卷 由相互联系的若干文件材料组合而成的一种档案保管单位。

  一、文书综合材料类档案由毗邻双方勘界工作领导小组办公室分别立卷。

  一般基本建设项目及设备文件材料实际保管期限不得短于实物的实际使用寿命。

  第八条 组卷 将归档文件材料按“件”或“卷”整理的过程称之为组卷。

  二、勘界成果材料类档案在上一级勘界工作领导小组办公室指导下,由毗邻双方勘界工作领导小组办公室共同立卷。

  第十一条 文件材料保管期限的计算,文书文件材料应从案卷所属年度、科技文件材料应从归档以后(如一个项目分批归档,则从最后一批归档后)的下一年一月一日算起。

  第九条 一矿一档案卷 将安全监察专门档案按监察对象进行分类归档,可以是物理分类归档,也可以是逻辑分类归档。物理分类归档,是指将针对一个矿井的安全监察专门档案在实体上整理、排列在一起,即以矿为单位,将矿井基础档案、执法监察档案、事故档案依时间或重要程度的顺序,分别置于盒内。某一类文件材料多时,可增加保管单位。档案材料少的矿井,也可将这三类装入一个盒内。逻辑分类归档,是指针对一个矿形成的安全监察专门档案在实体上不一定排列在一起,可以是矿井基础档案、执法监察档案、事故档案分别按一定顺序排列,也可以按年度排列各矿井档案,但通过指定一个唯一的代号在同一个矿的相关监察档案中建立关联。

  三、边界线交会点的协议、附图等文件材料单独编号、立卷,立卷单位为三方(或x方)勘界领导小组办公室。

  第五章 立卷

  第三章 立卷

  第十一条 案卷质量要求:

  第十二条 文书文件材料立卷,应遵循文件材料形成的过程、因果和特点,保持它们之间的历史联系,区别不同价值,分类立卷。要灵活运用问题(指文件内容所反映的问题)、作者、时间、名称、通讯者、地区六个特征进行立卷。为便于查找利用,多数案卷应以问题为主结合其他特征立卷。文电应合一立卷。

  第十条 煤矿安全监察档案实行文书处理部门和业务部门共同立卷制度。档案部门或档案管理人员负责对业务部门的立卷工作进行业务指导。其中国家煤矿安全监察局的立卷归档工作由各业务司的综合部门负责;各省级煤矿安全监察局的立卷归档工作由各业务处室负责;区域性煤矿安全监察分局的立卷归档工作由各业务科室或有关安全监察人员负责。

  一、归档的文件材料要完整、准确,分类清楚,组卷合理。案卷装订要牢固。

  第十三条 文书案卷的卷皮格式、案卷题名、卷内文件目录及备考表的样式及填写内容要求如下:

  第十一条 国家和省级煤矿安全监察局的档案管理部门及区域性煤矿安全监察分局的综合部门负责集中保存本单位全部档案。

  二、案卷内文件材料排列保持文件之间的联系,密不可分的文件材料依序排在一起。即:批复在前,请示在后;正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后。

  一、文书案卷采用的卷皮尺寸为300mm×220mm或280mm×210mm.

  第十二条 立卷归档工作包括以下内容:

  三、案卷内文件材料要编页号,案卷封面、卷内目录、备考表等项目逐一填写清楚、准确。

  二、案卷封面项目包括:全宗名称、单位名称、案卷题名、年度、保管期限、页数、分类卷号、保管卷号、档号。

  1.将办理完毕的文件材料,按归档要求收集齐全准确。文书档案一般以每份完整文件为一“件”;执法监察档案可以“件”为单位整理,一次执法监察活动形成的所有执法文书、证据材料为一件,企业报来的整改完成情况及有关部门或单位验收情况材料为一“件”,行政复议材料为一“件”;矿井基础档案以“卷”为单位整理,安全生产许可证审批过程中形成的所有文件、图纸为一“卷”,煤矿建设项目安全设施设计审查和竣工验收材料分别组卷,其它矿井基础材料根据文件的形成规律和内容的有机联系组卷;事故档案以一次事故形成的所有文件、图纸、照片等材料为一个整理单位,组成“卷”;基建档案、设备仪器档案以一个成套项目为一个整理单位,组成“卷”。

  第十二条 案卷内文件材料排列顺序:

  案卷背面注有交通部办公厅档案处监制。

  2.对归档过程中和归档文件材料本身应说明的情况做出说明。

  一、行政区域界线协议书附图和工作用图卷:案卷封面、附图(包括封面、接图表、附图、封底)、备考表、案卷封底。

  三、卷内文件目录尺寸采用国内通用16开型(即260mm×185mm)或国际标准A4型(即297mm×210mm),卷内文件目录包括首页和二页。

  3.编制移交目录。移交目录格式与归档文件目录格式相同。

  二、界桩成果表、界桩登记表、界桩照片卷:按照界桩号顺序。

  四、卷内备考表。

  第十三条 立卷归档工作中特殊问题的处理

  三、其他卷:按文件形成时间顺序。

  五、案卷各部分的排列格式均应是:案卷封面一卷内文件目录—文件材料—备考表—封底。

  1.跨部门形成的文件材料,立卷归档工作由主办部门负责。会议文件材料,由会议承办部门归档(两个以上部门承办的会议,由主办部门归档,其它部门不归档)。

  第十三条 勘界成果材料类档案实行多套异地保存。

  第十四条 文书档案卷内文件应区别不同情况进行排列:

  2.本机关形成的文件材料,一般将文件正本与发文底稿归档;有领导人指示或有重要修改意见的文件草稿,与正本一并归档。外单位

  一、省界

  一、密切联系的文件,批复、批示(包括在请示、报告原件上批复、批示的影印件)在前,请示、报告在后;正文在前,附件在后;印件在前,定稿在后;转发件在前,被转发件在后;重要法规性文件历次修改稿依次排列在定稿之后;非诉讼案件结论性材料在前,依据性材料在后;

  来文,将文件阅办处理单与文件一并归档。

  国务院勘界工作领导小组办公室保存附件一中的原件(印刷件)及第9项的复印件(印刷件)。

  二、几个地区的文件组成的案卷,先分地区,再按时间顺序排列;

  第十四条 归档文件材料的排列

  省级勘界工作领导小组办公室保存复印件(印刷件)。

  三、由几个制发单位的文件组成的案卷,先分制发机关,再按时间顺序排列;

  1.一般批复在前,请示在后;正件在前,附件在后;正稿在前,底稿在后;定稿在前,草稿在后;转发件在前,原件在后;案件材料中结论性材料在前,依据材料在后。

  二、县界

  四、性质相同或相近的问题或案件组成的案卷,卷内文件的排列先按问题或案件分类,再按时间顺序排列;

  2.带有附图或附表的文件材料排列顺序为:文件材料在前,附图、附表在后。

  国务院勘界工作领导小组办公室保存附件一中的第9项、第11项的复印件(印刷件)。

  五、其他文件材料按重要程度排列。

  3.其他文件材料按重要程度或形成时间先后排列。

  省级勘界工作领导小组办公室保存原件(印刷件)及第9项的复印件。

  第十五条 所有本单位发出文件的定稿,文书处理手续必须完备。

  4.件、卷内文件材料应按排列顺序逐张编写流水号。编号应使用打号机或钢笔工整书写。文书档案、安全监察专门档案编号在每页文件的正面右上角和反面的左上角,基建档案、设备仪器档案编号在每页文件的右下角和反面的左下角。编码上或下端于右边或左边留2厘米距离,双面或筒子页正反面均应编写页码,页码用阿拉伯数字编写。

  第四章 归档

  复印后加盖原印章的文件,具有档案凭证作用;一般情况下,复印的文件,不作为档案保管(复印件作为正文附件的除外)。电传文件不宜长期保存,应复印归档,并加以说明。

  5.件、卷内文件材料为装订(非金属装订)印刷册时,每一册编一个号,不再逐页编号。

  第十四条 勘界工作领导小组办公室应定期向同级民政机关档案部门归档。

  第十六条 凡是在本单位刊物登载公布,不另行文的文件定稿,应由文件的主办单位将定稿和刊物一并立卷。刊物的编辑出版部门,可以立卷归档刊物后面的卷内备考表内说明定稿由某某处、室归档。几个单位的联合发文,应由主办单位负责将定稿及其有关文件立卷归档,参与办理的单位只存印件。会议文件由主办单位立卷归档。

  第十五条 归档时间:煤矿安全监察档案采用随时归档办法。各归档部门应随时将已办理完毕的文件材料,按归档要求交档案部门或专兼职档案人员归档。

  勘界工作领导小组办公室应确保归档前案卷质量。归档移交时双方应严格履行手续。

  第十七条 年度计划、总结、统计报表、决算等,应放在内容针对的年度立卷;跨年度的请示与批复,放入复文年度立卷,也可以放在批复问题的针对或生效年度立卷;请示没有复文的,放在请示年度立卷;长远规划放在针对的第一年立卷;两年以上的总结,放在总结的最后一年立卷;跨年度的会议文件,放在会议开幕年立卷;有的问题或案件要跨过数年才能结束的文件,应分阶段立卷归档,确实分不开的,可以归入问题解决或案件结束年立卷;法规性的文件应放在公布或批准生效年立卷;学年年度文件,应放在学年针对年度立卷。

  第十六条 归档手续:文件材料归档时,交接双方当面清点。接收人应在归档移交目录上签字,移交目录由归档人编制。

  第十五条 归档时间:

  第十八条 科技文件材料的立卷,应由项目承办人员负责将所形成的文件材料收集齐全,核对准确,按照其自然形成规律,保持文件之间的有机联系。一个独立完整的工程项目,科研课题及设备仪器,根据其文件数量,加以系统整理,可以组成一个或若干个保管单位(卷、册、袋、盒)。

  第十七条 对不应归档的文件材料,档案部门或专兼职档案人员应将其返还给文书立卷人员,并在归档移交目录上签字注明。

  一、文书综合材料类档案于次年下半年向同级民政机关档案部门归档。

  第十九条 科技档案案卷的构成办法如下:

  第十八条 各部门负责立卷归档人员应对正在办理过程中的文件材料建立有效的跟踪措施,以确保文件材料的齐全完整。

  二、勘界成果材料类档案待上级批复行政区域界线协议书后,向上级勘界工作领导小组办公室和同级民政机关档案部门归档。

  一、组卷要求

  第四章 归档文件材料要求

  第十六条 民政机关档案部门应将全部勘界档案作为一个单独全宗进行保管。

  1.产品、设备仪器、科研课题、基建项目按其部件,结构、阶段等分别组卷。

  第十九条 归档的文件材料必须办理完结,齐全完整,具有保存价值。

  第十七条 案卷的分类排列顺序:

  2.与产品、设备仪器、科研课题、基建项目关系密切的管理性文件,应列入产品、设备仪器、科研课题、基建项目类中组卷。

  第二十条 本部门主办的文件,必须归档保存原件。复印的文件,不作为档案保管(复印件作为正文附件的除外)。若确无原件或原件丢失,须在备考表中予以说明。电传文件不宜长期保存,应复印归档,并加以说明。

  一、文书综合材料类一般采用:保管期限——年度排列。

  3.案卷内科技文件材料必须准确反映生产、科研、基建和有关管理活动的真实内容。设计更改通知单需随图立卷归档。

  第二十一条 档案载体为磁盘等磁性物质时,必须同时附有纸质打印件。

  二、勘界成果材料类一般采用:行政区划管理层次——界线编号顺序——载体形式排列,利用界线编号使不同载体案卷之间保持有机联系。

  二、案卷排列

  第二十二条 凡是在本单位刊物或内部网站登载发布,不另行文的文件定稿,应由文件主办部门将定稿和刊物或电子文档一并归档。

  第十八条 按照案卷排列顺序编卷号,以固定案卷位置,编写案卷目录。

  1.基建工程按依据性材料、基础性材料、工程设计(含初步设计、技术设计、施工设计)、工程施工、工程竣工验收等排列。

  第二十三条 文件材料装订线或文件(含计算机打印材料)左侧二厘米之内,不得书写任何文字。

  第五章 移交

  2.科研课题按准备阶段、研究实验阶段、总结鉴定阶段、成果申报奖励和推广应用等时间阶段排列。

  第二十四条 归档的文件不得带有不符合档案保护要求的金属装订物。

  第十九条 勘界档案在民政机关档案部门保管一定时间后,由民政机关档案部门向同级国家综合档案馆移交:

  3.设备按依据性材料、设备开箱验收、设备安装调试、设备运行维修、随机图样等排列。随机图样也可单独组卷。

  第二十五条 已破损的文件应予修复,字迹模糊或易褪易变的文件应予以复制。

  一、勘界档案在民政部机关档案部门保管20年,向同级国家综合档案馆移交,案卷目录一式三份。

  4.产品按设计(含初步设计、技术设计)、试制、小批量生产试制、批量生产、产品创优等工作程序排列,也可以按其产品系列、结构(部件或组件)排列。

  第二十六条 对文件材料进行必要的技术处理时,应最大限度地保持其原貌。

  二、勘界档案在省级民政机关档案部门保管10年,向同级国家综合档案馆移交,案卷目录一式三份。

  5.管理性科技文件材料按问题、时间或重要程度排列。

  第二十七条 整理归档文件所用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。

  三、勘界档案在县级民政机关档案部门保管5年,向同级国家综合档案馆移交,案卷目录一式三份。

  6.案卷内科技文件材料排列要求文字材料在前,图样在后。

  第五章 归档

  第二十条 为保证国家重要档案的安全,国家有关综合档案馆有权提前接收保管条件差的勘界档案。

  三、案卷编目

  第二十八条 应归档的文件必须定期向档案部门移交。各类档案应实行集中统一管理。严禁不归档。

  第六章 利 用

  1.案卷封面

  第二十九条 文件材料的保管期限分为永久、长期(15年-50年)、短期(15年以下)三种。其中:

  第二十一条 档案保管部门应会同勘界主管部门制定勘界档案的利用制度,确保勘界档案的安全和合理利用。

  案卷封面由案卷题名、编制单位、编制日期、保管期限、密级、档号(指档案分类号和案卷顺序号)等项目组成。

  凡是记述和反映本单位主要职能活动和基本历史面貌的重要文件材料,定为永久保管。

  第二十二条 各级国家综合档案馆和民政档案部门应为勘界档案立卷、移交单位查阅勘界档案提供方便。

  案卷题名主要内容应包括项目的名称、代字、代号及其组件、部件、阶段的代号和名称等。

  凡是对本单位有参考利用价值的文件材料,定为长期保管。

  第七章 附 则

  2.卷内文件目录

  凡是在较短时期内反映本单位一般工作活动的文件材料,定为短期保管。

  第二十三条 各省、自治区、直辖市勘界工作领导小组办公室、档案局可参照本规定制定实施细则。

  卷内文件目录由顺序号、文件编号、责任者、文件材料题名、日期、页次、备注组成。卷内目录排列在案卷科技文件材料的首页之前。

  煤矿安全监察档案归档范围及保管期限详见附件1.

  第二十四条 本规定从颁发之日起试行。

  3.卷内备考表

  第三十条 一般基本建设项目及设备仪器文件材料实际保管期限不得短于实物的实际使用年限。煤矿安全监察专门档案的实际保存期限应考虑相应的法律有效期限,一般不得少于20年。

  卷内备考表要标明卷内科技文件材料的件数、页数以及在组卷和案卷使用过程中需要说明的问题。卷内备考表排在卷内科技文件材料的尾页之后。

  第三十一条 属固定资产范围的基本建设项目和购置大型技术装备的图纸及其文字材料应按有关规定先归档,后借用。

  第二十条 反映本单位主要职能活动的奖杯、奖状、奖章和锦旗等实物,应写说明,编号登记,集中保管。

  第三十二条 会计档案的归档和保管执行财政部的有关规定。

  第二十一条 根据本办法第四章保管期限的规定,将组成的案卷划分为永久、长期、短期三种保管期限,并依据交通部有关保密规定,标明案卷密级。同一卷内文件密级不一样,卷皮应标明最高的密级。

  第三十三条 文件材料保管期限的起始时间:文书档案、安全监察专门档案以档案的所属年度计算,基建档案从归档以后的次年一月一日起计算。

  第二十二条 归档的文件材料,必须书写工整,字迹、线条清晰,纸张优良,格式统一,禁止使用圆珠笔和铅笔书写、签批。

  第六章 整理

  交通档案的蓝图按297mm×210mm折叠,底图不折叠,平放在专用底图柜内,大于1号的底图也可卷放装筒。

  第三十四条 煤矿安全监察档案的整理就是将归档文件材料以件或卷为单位,进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒,使之有序化的过程。整理工作由档案管理部门或专兼职档案人员负责。

  对于破损档案,应进行托裱。对批语、签注意见写在文件装订线上的,应予以粘贴补宽。对大小不一的文件应适当补镶或折叠。

  第三十五条 整理工作要遵循文件的形成规律,保持文件之间的有机联系,区分不同的价值,便于保管和利用。

  第二十三条 声像资料要有文字说明(包括录制说明、录制单位、录制人及年、月、日),声音清楚,图像清晰,不得有水渍、油渍、划伤、灰尘、霉菌及其他有害物质。

  第三十六条 装订:装订即对已编排完毕的文件材料进行固定,装订方式应根据本单位实际情况并符合档案保护要求。

  第二十四条 卷内文件要逐件填写“卷内文件目录”,并应按排列顺序采用阿拉伯数字,在有文字的每页材料的正面的右上角,背面的左上角填写页号。折叠成几层的文件和图表,按张编页号,声像资料在装具上或在声像资料的背面逐件编号。

  装订的“件”或“卷”,其归档文件材料首页上端的空白位置应加盖归档章并填写相关内容。归档章样式见附件2.

  第二十五条 案卷装订采用三孔一线方法(孔距8cm),并应使卷内文件的文字完整无损和便于查阅,案卷底边和装订边要齐整,以免文件散失。

  图纸不装订,在图纸下端图签栏空白处加盖归档章。

  一、已装订成册的不再装订,会计凭证、帐簿可装入档案袋(盒),科技案卷也可装入档案盒(袋);

  第三十七条 分类和组卷:煤矿安全监察档案按不同类型的机构,分为二种管理方式:

  二、在装订时,应去掉文件上的金属物,以免锈蚀文件;

  1.国家和省级煤矿安全监察局

  三、案卷封面和卷脊用毛笔正楷书写。卷面数字用阿拉伯数字填写,卷脊数字用中文数字填写。

  文书档案以内设组织机构为基本类别,以“件”为基本的管理单位;安全监察专门档案按一矿一档案卷进行管理。其中事故档案和安全生产许可证档案可分别按年度结合形成时间顺序单独排列。

  第二十六条 卷内文件数量过多的可以分订数卷,案卷题名需标明卷内文件具体内容。

  安全生产许可证在有效期内发生变更办理变更手续过程中形成的文件应与申办案卷合并保管。

  第二十七条 由立卷部门根据案卷排列情况编制案卷分类目录和科技档案案卷归档目录一式三份。同时应编制案卷保管目录及案卷目录索引一式三份。

  基本建设档案、设备仪器档案以“卷”为基本单位,以项目、专业性质、种类为组卷依据,保持科技文件材料的成套性。这部分档案一般采用装订与不装订相结合的方法:即文字材料部分装订,图纸部分不装订。

  第六章 案卷质量标准

  2.区域性煤矿安全监察分局

  第二十八条 为了便于利用和保管,归档的案卷质量必须符合下列十条标准。

  文书档案按收文、发文及其它文件三种类别管理,按形成先后顺序排列。基本建设档案、设备仪器档案的管理同本条第1款。

  一、归档文件,齐全完整;

  煤矿安全监察专门档案按一矿一档管理,可以采用物理分类归档或逻辑分类归档的方法分类存放,与文字材料内容密切相关的照片、录音、录像、光盘等特殊载体形式材料,可与文字材料一并整理存放。事故档案、矿井基础档案整理应遵循文件的自然形成规律及内容间的有机联系,装订成卷,执法监察档案可以“件”为单位装订整理。

  二、分类清楚、保持联系;

  第三十八条 排列与编号

  三、题名确切,容易查找;

  1.完成组卷工作后,应在分类方案的最低一级类目内,按事由结合时间、重要程度等对“件”或“卷”进行顺序排列,并按归档章要求填写相应的项目,以确定件、卷排列顺序。

  四、卷内排列,系统条理;

  2.档案的编号采用最低一级类目下大流水编号的方法。

  五、保管期限准确;

  3.永久、长期、短期保存的档案可混合编号。

  六、密级划分恰当;

  第三十九条 编目

  七、蓝图折叠,符合要求;

  1.档案部门或专兼职档案人员应将归档文件根据分类方案和件(卷)号顺序,逐份输入计算机,正式打印出归档文件目录。归档文件目录内容包括:件号(或卷号)、责任者、文件编号、题名、日期、保管期限、页数、备注等。归档文件目录样式见附件3.

  八、卷皮书写,正楷整洁;

  2.归档文件目录一式二份,分别由档案部门和归档单位保存。

  九、案卷装订,整齐美观;

  3.归档文件目录应装订成册并编制封面。归档文件目录封面可以视需要设置单位名称、年度、类别等项目。归档文件目录封面样式见附件4.

  十、声像资料,清楚清晰。

  第四十条 装盒

  第七章 归档

  归档案卷应放入档案盒内保存。档案人员应将归档文件按件(卷)号顺序装入档案盒,并按要求填写档案盒封面、盒脊及备考表等项目。备考表置于盒内文件之后,对该盒各件、卷的归档情况进行说明。档案盒及备考表样式见附件5、6.

  第二十九条 各单位每年的文书档案应于第二年上半年连同分类目录、保管目录及目录索引一式两份归档。科技档案按工程项目、产品、课题可以分阶段或全部竣工验收后连同科技档案案卷归档目录一式两份归档,科技档案一般归档二套,凡重要和使用频繁的,应归档一式四套。声像档案一般在年终由形成部门向档案部门归档,会议形成的声像档案由会议主办单位负责,在会议结束后两个月内向档案部门归档。

  第四十一条 整理完毕的档案,质量应符合下列标准:

  案卷归档时,交接双方当面点清,并在案卷分类目录、案卷归档目录所附的案卷归档、接收签证单,科技档案归档、接收签证单上签字盖章。

  归档文件,齐全完整;归档材料,符合要求;分类清楚,保持联系;卷内排列,系统条理;保管期限准确;卷盒书写,整洁规范;案卷装订,整齐美观;图纸折叠,符合要求。

  第三十条 本单位与外单位分工合作完成的科研、工程项目,由主办单位保存一整套档案,合作单位除保存自己承担任务有关的档案正本外,应将一份复制件交主办单位。

  第四十二条 案卷的库房排列应存放有序。一般应按分类编号体例依次排列。个别档案也可根据档案形成规律和利用特点,采取灵活的排列方式,但应做到有规可循,井然有序。

  第三十一条 对于同类型产品、设备的科技文件材料,一般应选择一部(艘、台)立卷归档。

  第七章 移交

  第三十二条 各单位每年的总发文簿于次年六月底前向档案管理部门移交。机构撤销后的发文簿移交档案部门保管二至五年备查。

  第四十三条 国家安全生产监督管理总局档案馆为永久保存煤矿安全监察档案的基地和安全监察档案信息中心,负责接收省级煤矿安全监察局移交的煤矿安全监察档案及其他档案。

  第三十三条 档案部门必须对已归档的科技档案的修改、补充进行监督、检查。

  第四十四条 区域性煤矿安全监察分局是临时保存本单位档案的基地。按一矿一档保存的煤矿安全监察专门档案应在该矿关闭后向省级煤矿安全监察局移交。其余类型的档案可根据保存期限,向省级煤矿安全监察局提出处置意见。

  一、已归档的图纸,需要修改时,承办单位应发给档案部门设计变更通知单并附图纸一并存入原案卷。

  第四十五条 省级煤矿安全监察局负责保存本单位形成的全部档案,并履行以下职责:

  二、档案部门发现科技档案与实际情况有出入时,应及时提交有关部门进行修改或补充。

  1.接收并保管所属煤矿安全监察分局移交的档案。

  第三十四条 已归档的图纸、文件材料,如有作废或停止使用等情况,承办单位必须及时通知档案部门予以注明。

  2.向国家安全生产监督管理总局档案馆移交煤矿安全监察专门档案所形成的数字档案。

  第八章 附则

  第八章 附则

  第三十五条 本办法自一九九二年一月九日起执行。各单位应根据本办法,结合自己的实际情况,制定具体的立卷归档范围和实施细则,并报部备案。

  第四十六条 本规范自2006年1月1日起实行。

  第四十七条 本规范由国家安全生产监督管理总局负责解释。

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